Per usare all'estero un documento rilasciato a Roma serve l'Apostille se il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell'Aja del 1961, la legalizzazione se non vi aderisce. In entrambi i casi si certifica la firma del pubblico ufficiale. Per gli atti amministrativi interviene di norma la Prefettura, per quelli giudiziari, notarili e per le traduzioni asseverate la Procura della Repubblica presso il Tribunale.
Apostille: quando basta
L'Apostille è un timbro unico, riconosciuto da tutti i Paesi aderenti alla Convenzione. Una volta apposta, il documento non richiede ulteriori passaggi consolari. È la soluzione più semplice e oggi copre gran parte dei Paesi del mondo.
Tra Stati dell'Unione europea, per molti atti pubblici il Regolamento (UE) 2016/1191 ha eliminato anche l'Apostille: prima di richiederla verifica se il tuo atto rientra nell'esenzione.
Legalizzazione: per i Paesi non aderenti
Se il Paese non aderisce alla Convenzione, il percorso è più lungo: legalizzazione della firma presso l'ufficio italiano competente e poi presso la rappresentanza consolare del Paese di destinazione in Italia. Ogni consolato ha regole e tempi propri, che conviene verificare con anticipo.
Quale ufficio per quale atto
Orari, prenotazioni e modalità cambiano nel tempo: controlla le indicazioni sul sito dell'ufficio prima di andare.
- atti amministrativi (certificati anagrafici, stato civile, titoli di studio): Prefettura competente per territorio;
- atti giudiziari (sentenze, casellario giudiziale): Procura della Repubblica presso il Tribunale;
- atti notarili: Procura del distretto del notaio;
- traduzioni asseverate: Procura presso il Tribunale del luogo in cui è stata prestata l'asseverazione.
Il ruolo della traduzione
Se l'autorità estera non conosce l'italiano, serve anche la traduzione. Di solito si apostilla prima l'atto originale, poi lo si traduce con traduzione asseverata e, se richiesto, si apostilla anche la traduzione. La sequenza completa è spiegata nella guida Apostille o legalizzazione.
Per i servizi correlati vedi Apostille e legalizzazioni e la pagina traduzioni asseverate a Roma.
Errori frequenti
Chi prepara una pratica di cittadinanza può trovare utile anche la guida sulla traduzione giurata per cittadinanza a Roma.
- apostillare la traduzione ma non l'atto originale, o viceversa;
- chiedere l'Apostille per un Paese che richiede la legalizzazione;
- rivolgersi all'ufficio sbagliato per il tipo di atto;
- pagare un'Apostille non necessaria tra Stati UE.
Domande frequenti
L'Apostille ha una scadenza?
L'Apostille non scade, ma l'ente estero può chiedere che il documento sottostante sia recente.
Posso apostillare a Roma un atto rilasciato in un'altra città?
La competenza dipende dal tipo di atto e da chi lo ha firmato; spesso è legata al territorio. Verifica con l'ufficio.
Serve l'Apostille per usare un documento in Italia?
No, l'Apostille riguarda documenti destinati all'estero o provenienti dall'estero.
Un'Apostille straniera va tradotta?
Sì, se il documento viene tradotto per un ufficio italiano, la traduzione comprende anche l'Apostille.
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